Efficiënt en overzichtelijk werken
met één centrale backoffice
Onze backofficesoftware brengt al je belangrijke processen samen op één plek van personeelsbeheer en urenregistratie tot planning en projectadministratie. Geen losse tools meer, maar één gebruiksvriendelijke omgeving waarmee je snel werkt, fouten voorkomt en altijd het overzicht behoudt.
Elke module is ontworpen om jou en je team te ondersteunen in het dagelijkse werk. Op deze pagina laten we per onderdeel zien wat onze backoffice voor jouw organisatie kan betekenen met duidelijke voorbeelden en schermweergaven uit de praktijk.
Collegascherm
In iedere backoffice is een duidelijk
overzicht van personeel essentieel. Ons collegascherm is volledig naar wens te configureren. Of je nu werkt met zzp’ers, vaste medewerkers of een combinatie daarvan, het scherm past zich aan jouw situatie aan.
Daarnaast is het mogelijk om belangrijke documenten en gegevens veilig op te slaan, zoals:
- Legitimatiebewijzen
- Bankpassen
- Certificaten met foto
Voorbeelden van beschikbare functies:
- NAW-gegevens beheren
- Contactgegevens beheren
- Kopieën van documenten opslaan
- Inhuur- en factuurtarieven beheren
- Inloggegevens voor de app beheren
Collegascherm
Klanten- en projectenscherm
Klanten- en projectenscherm
Efficiënt klant- en projectbeheer is een onmisbaar onderdeel van iedere professionele backoffice. Binnen ons systeem is de structuur helder: één klant kan één of meerdere projecten onder zijn naam hebben. Dit biedt maximale flexibiliteit én overzicht.
Op klantniveau beheer je algemene gegevens, zoals de contactpersoon en het factuuradres. Op projectniveau leg je details vast zoals de projectlocatie, projectleider, uurtarief en een uniek projectnummer essentieel voor een goede administratie en herkenbaarheid.
Voorbeelden van beschikbare functies:
- NAW-gegevens van klanten beheren
- Meerdere projecten per klant koppelen
- Projectlocaties en -leiders instellen
- Unieke projectnummers toekennen
- Uurtarieven per project vastleggen
- Facturatiegegevens beheren
Urenregistratiescherm
Een snelle en betrouwbare urenregistratie is essentieel voor een soepele projectadministratie. Via onze gebruiksvriendelijke app kunnen collega’s dagelijks hun gewerkte uren registreren direct op projectniveau. Voor medewerkers die buiten kantoor werken, bespaart dit veel tijd: het invoeren van uren is in minder dan 10 seconden geregeld.
In de backoffice biedt het
urenregistratiescherm een
duidelijk overzicht per medewerker en per week. Uren kunnen eenvoudig worden aangepast wanneer nodig, of zelfs namens een collega worden ingevoerd als deze daar zelf niet aan toegekomen is.
Voorbeelden van beschikbare functies:
- Uren invoeren via de app, per project
- Weekoverzicht van gewerkte uren per collega
- Uren corrigeren of aanpassen
- Uren namens collega invoeren
- Koppeling met facturatie en rapportages
Urenregistratiescherm
Aan- en afmeldscherm
Aan- en afmeldscherm
Wil je precies weten waar en wanneer medewerkers aan het werk zijn begonnen en gestopt? Dan is ons aan en afmeldscherm oftewel de digitale prikklok de perfecte oplossing.
Bij de start van de werkdag meldt een collega zich aan, en bij het einde meldt hij of zij zich weer af. Daarbij worden automatisch de locatie en het tijdstip vastgelegd.
Voor een compleet overzicht kan er ook een foto worden toegevoegd bij zowel het aanmelden als afmelden. Na afmelding vult de medewerker het totaal aantal gewerkte uren in.
Voorbeelden van beschikbare functies:
- Digitaal aanmelden en afmelden via de app
- Automatische tijd- en locatieregistratie
- Foto’s toevoegen bij aanvang en einde werk
- Invoeren van totaal gewerkte uren
- Integratie met uren- en projectregistratie
Planningsysteem
Een overzichtelijke personeels- planning én directe communicatie via de app? Ons planningsysteem maakt het eenvoudig om medewerkers efficiënt in te roosteren én up-to-date te houden.
Met behulp van slimme selectielijsten kun je in een paar klikken één of meerdere collega’s inplannen op specifieke dagen, weken en projecten. Je vult de starttijd, eindtijd en het aantal te werken uren in, waarna de planning direct zichtbaar is in de app. Zo blijven collega’s altijd op de hoogte en wordt de communicatie tussen planner en medewerker tot een minimum beperkt.
Voorbeelden van beschikbare functies:
- Inplannen per dag, week of periode
- Selecteren van één of meerdere collega’s en projecten
- Invoeren van werktijden en aantal uren
- Directe synchronisatie met de app
- Realtime inzicht voor collega’s in hun planning
Planningsysteem
Weekoverzicht
Weekoverzicht
Voor bedrijven die gewend zijn om met Excel te plannen en statussen via kleuren te markeren, biedt ons weekoverzichtscherm een krachtige, visuele upgrade.
Dagelijkse registraties zoals ingevulde uren of aan- en afmeldingen worden automatisch vertaald naar kleur- codes. Zo zie je in één oogopslag wie correct heeft geregistreerd, wie iets vergeten is, of wie bijvoorbeeld te laat is begonnen of eerder is gestopt. Ook afwezigheid, verlof of no-shows worden duidelijk gemarkeerd, waardoor je volledige controle houdt over de weekplanning.
Voorbeelden van beschikbare functies:
- Visueel weekoverzicht met kleurcodering
- Inzicht in ingevulde en ontbrekende uren
- Registratie van aan- en afmeldingen
- Signaalfunctie bij te laat beginnen of eerder stoppen
- Weergave van verlof en afwezigheid